GERİ

YÖNETİCİ SEKRETERLİK BİLGİSİ

1. SEKRETERLİĞİN TARİHSEL GELİŞİMİ

a) Dünya’ da Sekreterlik Gelişimi

            Eski Yunanlılarda ve Romalılarda devlet yöneticilerinin görevlendirdikleri yazmanlarla başlayan sekreterlik hizmetleri, tarihin akışı içerisinde, resmi kurum ve kuruluşlarda, özel işletmelerde bugünkü anlamda sekreterlik hizmetlerine dönüşmüş bulunmaktadır.

            Sekreterlik, özellikle sanayi devrimiyle birlikte örgütlerin büyüklükleri, sayıları ve uzmanlaşmalarının artmasıyla ihtiyaç duyulmaya başlayan bir meslek dalıdır. Sanayinin gelişmesiyle, işletmeler büyürken, çalıştırdıkları iş gören sayısı artmış, daha geniş hedef kitleleri oluşmuş, işletmeler arası ilişkilerde bir artış yaşanmıştır. Söz konusu ilişkilerin nitelik ve nicelik açısından artışı, işletmelerin sistemli bir yapıya sahip olmaları sonucunu doğurmuştur. Bu nedenle sanayileşme sürecinin, sekreterlik mesleği ve modern anlamda büro kavramının gelişmesi ile paralellik gösterdiği anlaşılmaktadır.

Sanayileşme Öncesi Dönem: Sekreterlik hizmetlerini insanlığın bilgi saklama ve kaydetme ihtiyacı yaşadığı, ticari faaliyetlerin başlangıcına kadar dayandırmak mümkündür. Bu dönemde sekreterlik hizmetleri sır saklama, bilgi kaydetme ve belgelendirme faaliyetlerinden ibarettir. Sanayileşme öncesi dönemde sekreterlik hizmetlerini yürütenler yazman ve katip gibi adlarla anılmıştır.

Sanayileşme Dönemi:  Sanayileşme ile birlikte işletme sayısında yaşanan hızlı artış, ticari ilişkilerin artmasına ve karmaşıklaşmasına yol açmıştır. Bu gelişme işletme yöneticilerinin iş akışını artırmış ve hızlandırmıştır. Yöneticilerin iş akışının artması, sekreterlik hizmetlerine ve sekretere olan ihtiyacını artırmıştır. Bu dönemde hesaplama, yazı makineleri ve iletişim teknolojileri kullanılmaya başlanmıştır.

Sanayileşme Sonrası Dönem ( Bilgi ve İletişim Çağı) :  Bilgi ve iletişim teknolojilerinde yaşanan olumlu gelişmeler sekreterlik mesleğinin gelişimini önemli ölçüde etkilemiştir. Örgütlerin gelişen teknolojiye uyumlu personel ihtiyaçları, sekreterlik hizmetlerinde uzmanlaşmanın gerçekleşmesini sağlamıştır. Ayrıca, bu dönem sekreterlerin eğitimine yönelik önemli gelişmelerin yaşandığı dönem olmuştur.

            Sekreterlik mesleğinin gelişiminde önemli bir dönüm noktası; 1933 yılında Fransa’ nın başkenti Paris’ de bir demir çeliş işletmesinin genel müdürünün sekreter istihdam etmesiyle büro içerisinde sekreter kavramı görülmeye başlanmıştır.

b) Türkiye’ de Sekreterlik Gelişimi

            Türkiye’ de sekreterlik mesleğinin gelişim sürecini Osmanlı İmparatorluğu dönemine dayandırmak mümkündür. Osmanlı İmparatorluğunda sır katipliği olarak nitelendirilen sekreterliğin, devlet yönetiminde etkin bir yeri olmuştur. Türkiye’ de bugünkü anlamda sekreterlik hizmetleri; 1953 yılında Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü ile Karayolları Genel Müdürlüğünde uygulanmıştır.

            Türkiye’ de sekreterlik mesleğinin, dünya ile birlikte olmasa da benzer şekilde geliştiğini söyleyebiliriz. Türkiye’ de sekreterlik hizmetleri sanayileşme ile birlikte, örgüt yöneticilerinin iş akışlarının artması ve karmaşıklaşmasına bağlı olarak iş hayatına girmiştir. Bu durum sekreterlik hizmetlerine ve sekreterlere olan ihtiyacı artırmış, örgütlerin sekreter istihdamını zorunlu hale getirmiştir.

            Sekreterlik mesleğinin gelişimini destekleyen en son yenilik ise, bilgi teknolojileridir. Bilgi teknolojilerinin gelişmesiyle kağıtsız bürolar ve büro otomasyonu uygulamaları, işlerin daha kısa sürelerde ve en iyi şekilde tamamlanması sağlanmıştır.

SEKRETERLİK ÇEŞİTLERİ

1)      Bölüm ya da Kat Sekreteri

            Büyük bir kurum ya da işletmenin herhangi bir bölümünde , bölümdeki birkaç yöneticiye birden hizmet veren sekreterlerdir. Bölümün bütün sekretarya ve iletişim işlemlerinden sorumludur. Örneğin; personel bölümünün sekreteri gibi.

2) Bölüm Yöneticisi Sekreteri

        Bir çok bölümü olan kurum ya da işletmenin herhangi bir bölümünün, yöneticisinin sekreteridir. Bölümün yurtiçi, yurtdışı ve diğer bölümlerle olan ilişkilerini düzenler.Belli bir düzeyde yabancı dil bilgisine sahip olması gerekir.

3) Genel Müdür Sekreteri

            Bir kurum ya da işletmenin en üst düzey yöneticisinin sekreteridir. Bu görevi üstlenecek sekreterin iyi bir eğitim almış olması, iyi derecede yabancı dil bilmesi, yaratıcı, insiyatif kullanabilen, prezantabl bir yapıda olması gerekir. Yöneticinin vereceği tüm görevlerden sorumludur; kontrole gerek kalmaksızın tüm işlerin üstesinden gelebilmelidir.

            4. Yönetici Sekreteri

            Yönetici sekreteri;  Üst yönetim düzeylerindeki planlama, karar alma, uygulama ve kontrol gibi temel yönetsel görevleri yöneticisini aratmayacak bir bilgi ve beceriyle yerine getirebilecek niteliklere sahip sekreterlerdir. Yönetici sekreterlerini normal bir sekreterden ayıran en önemli faktör, yöneticinin işlerini bütün ayrıntıları ile bilmesi ve işi onun yokluğunda, onu aratmayacak düzeyde yerine getirebilme yeteneğidir.

2. YÖNETİCİ SEKRETERLİĞİ VE NİTELİKLERİ

a) Fiziksel Yönden Sahip Olması Gereken Özellikler

1. Temiz, zevkli ve sade giyim

2. Güler yüz

3. Temizlik

4. Uygun makyaj

b) Bilgi ve Beceri Yönünden Sahip Olması Gereken Özellikler

1. Türkçe’ yi Çok iyi konuşup yazabilmek

2. İletişim Becerisi

3. Yabancı dil bilmek

4. Sağlıklı insan ilişkilerini bilmek

5. Büro Otomasyon Sistemlerini Tanımak ve Kullanımı bilmek

6. Yazışma ve Raporlama Tekniklerini bilmek

7. Evrak yönetimi ve dosyalama bilgisine sahip olmak

8. Hızlı not alma özelliklerine sahip olmak

9. Büro yönetim tekniklerini bilmek

10. İkram ve Protokol Kurallarını bilmek

c) Duyuşsal Yönden Sahip Olması Gereken Özellikler

1. Nazik olmak

2. Hoşgörülü ve iyimser olmak

3. Mantıklı düşünmek

4. Dedikodu yapmamak

5. Sır saklamak

6. Soğukkanlı olmak

7. İnisiyatif sahibi olma ve bağımsız karar verebilme

8. Açık fikirli olma ve başkalarının fikirlerine saygı göstermek

9. Sorumluluk duygusu sahibi olma

10. Özür ve af dilemek

11. Mesleğini sevmek

d) Yönetici Sekreterin Görevleri

* Yöneticinin iletişimini etkin kılmak

* Yöneticinin yazışmalarını yapmak

* Yöneticinin dosya sistemini tekniğine uygun şekilde gerçekleştirmek

* Büro otomasyon sistemlerini etkin bir şekilde kullanmak

* Randevu saptamalarında gerekli titizliği göstermek

* Konuk kabullerinde özenli davranmak

* Uygun bir büro hostesliği görevi sunmak

* Yöneticinin seyahatlerini organize etmek

* Yönetimde yapılacak toplantıları organize etmek

* Not ve mesaj almak, gerekli tutanak ve raporların hazırlanmasını sağlamak

* Seminer, kokteyl, iş yemeklerinin organizasyonunu gerçekleştirmek

* Yöneticiye yönelik evrak, kayıt ve işleyişini kontrol altında tutmak,

* Sekreter ve yönetici odalarının görünümünün kontrolünü ve estetiğini sağlamak

* Büronun yönetimini gerçekleştirmek ve yeni gelişmelere açık olmaktır.

3. PROFESYONEL SEKRETERLİK

Klasik Sekreterlikten Profesyonel Sekreterliğe Geçiş

Modern organizasyonlarda sekreterler artık rakam dökümlerini yeniden toplama yerine bunların analiz edilmesine ve yorumlanmasına yardımcı olmakta, mektupları daktilo veya bilgisayarda temize çekmek yerine araştırma işleri yapmakta, toplantı için gerekli hazırlıkları yapmak yerine organizasyon faaliyetlerini yerine getirmekte, herhangi bir iş gören olmak yerine yapılan işin ve örgütün sahibi gibi inisiyatif yeteneği göstermektedir.

a) Profesyonel Sekreterlikte Başarı Faktörleri

Yöneticilerin başarısı ve organizasyonların etkinliği üzerinde rol oynayan en önemli süreçlerden biri de “iletişim süreci” dir. İş yaşamında çeşitli kademeler arasında yapılan araştırmalarda yöneticilerin zamanlarının %75 - %95 ‘ ini iletişime ayırdıkları belirtilmiştir. Telefon görüşmeleri, toplantılar, ziyaretçiler, raporlar, mektuplar, faks ve bilgisayar mesajları vb. gibi faaliyetler iletişim süreci örnekleridir.

Yöneticinin başarılı olmasının sırrı sekreterinin elindedir. İyi bir sekreter sadece sıkıcı işleri paylaşmaz; aynı zamanda özel bilgisi ve yeteneklerinden dolayı yaratıcı planlama ve iş yönetimi sayesinde pek çok ayrıntıdan yöneticisini kurtarmaktadır.

Yönetici sekreterlerinin başarılı olabilmeleri organizasyon süreçleri hakkında bilgi sahibi olmalarına bağlıdır. Profesyonel sekreterlerin, organizasyonlarda çalışma gruplarının oluşturulması, görevlerin tespiti ve etkin toplantı yöntemleri hakkında bilgi ve beceri sahibi olmaları, bu tür görevlerin etkinlikle yürütülmesini sağlamaktadır.

Profesyonel bir sekreter kendi mesleki gelişmişlik düzeyini belirlemek istiyor ve başarısının standartlarını merak ediyorsa, şu faktörlere sahip olup olmadığına bakmalıdır.

* Sekreter, yöneticinin örgüt içindeki görev, sorumluluk ve faaliyetlerini ayrıntılı olarak bilmelidir. Yöneticinin güçlü ve zayıf yanlarını, esnek ve duyarlı olduğu noktaları bilmelidir.

* Yöneticinin yokluğunda hem iş yaşamıyla, hem de özel yaşamla ilgili olarak ortaya çıkabilecek sorunları çözümleyecek bilgi, beceri, yetenek ve inisiyatife sahip olmalıdır.

* Örgütte alınmış kararlara göre projeleri başlatıp yürütülmesini sağlamalı, sonuçlarını kontrol edebilmeli, aksayan yönleri ortaya tespit edebilmeli ve bu konuda yöneticisine yardımcı olmalıdır.

* Koşulsuz müşteri memnuniyeti bilinciyle hareket edebilmelidir.

* Yaratıcı, hayal gücü geniş, politika ve strateji belirleyebilen, işine gereken önemi gösteren biri olabilmelidir.

* Etkin bir motivasyon sahibi olabilmeli, iş tatmini ve çalışma barışı konusunda yetenek ve beceri gösterebilmelidir.

* Sürekli eğitim ve beceri geliştirme konusunda duyarlı olabilmelidir.

* Etkin bir misyon ve vizyon sahibi olabilmelidir.

* Araştırma ve geliştirme faaliyetleri konusunda gerekli duyarlılığa sahip olmalı, mesleği ile ilgiyi yayınları takip edebilmelidir.

* Yönetici adına bilgi toplayabilmeli, taslak oluşturma ve rapor hazırlayabilmelidir.

* Sosyal sorumluluk ve görev ahlakı konularında bilinçli, çevreye ve toplumsal değerlere saygılı olmalıdır.

* İşbirliği ve katılımcı bir yaklaşımla problemleri çözebilmelidir.

* Sinerjik bir yönetim anlayışında olmalıdır.

b) Sekreterin Yöneticilerle İlişkisi

            Profesyonel bir yöneticinin başarısı, işinde göstereceği teknik yetenek, kavramsal yetenek ve insan kaynaklarını etkili kullanma becerisine bağlıdır. Bir yönetici sekreterini ne kadar verimli kullanabiliyorsa, başarısı da o ölçüde artar. Sekreter organizasyonun potansiyelini genişletmek, yönetim işini derleyip kolaylaştırmak, yeni fikirler üreterek, örgütü geleceğe hazırlama uygulamaları ile yöneticinin başarı düzeyini artırır.

            Başarılı bir sekreter, yöneticinin işini her yönüyle öğrenebilir ve başarıya ulaşabilmesi için ona gerekli yardımı sağlar. Yapılan araştırmalara göre yöneticilerin örgütsel hiyerarşide yükseldikçe saat ve gün olarak daha çok çalıştıklarını ortaya koymuştur. Çünkü; daha önemli işler daha büyük sorumluluk ve daha fazla zaman gerektirmektedir.

            Sekreterlik hizmetlerini günümüzdeki görüntüsü ile değerlendirdiğimizde sekreterin yönetim kadrosunun zorunlu bir üyesi olduğunu görebiliriz. Buradan da anlaşılacağı üzere sekreterler, sadece raportörlük görevi yapan kişiler değil içerisinde bulunduğu organizasyonun amacına ulaşmasında, yönetin diğer kademelerinde çalışan yönetici ve personel gibi kendine özgü tanımlanmış görevleri ve sorumlulukları olan kişilerdir.