Süreç Yönetimi
Süreç çeşitli girdilerden değer
katarak bir çıktı üreten adımlar silsilesi olarak tanımlanabilir. Süreçlerin
başarılı bir şekilde yönetilebilmesi ve iyileştirilebilmesi için kuruluş içinde
tüm süreçlerin tanımlı olması gerekir . Bunun anlamı : Sürecin ,sahibi
belirli, akış diyagramı mevcut, sınırları belirli, diğer süreçlerle İlişkileri
tanımlı, ölçüt seti oluşturulmuş, ölçme sistemi tanımlanmış olmasıdır. Sürecin
performansını ölçebilmek için oluşturulan ölçütler ise kalite (hatalar),
çevrim zamanı, müşteri memnuniyeti (iç/dış), maliyet sınıflarında ve gelişimi
önceden algılayabilecek nitelikte, tanımı herkes tarafından anlaşılmış,
kararlılık gösteren çözümden bağımsız olmalıdır.
Uygulama :
Kuruluş içinde tüm süreçyer tanımlandıktan sonra, temel süreçlerin ve kıyaslama
faaliyetlerinin yönetimi amacıyla oluşturulan fonksiyonlar üstü bir takım
tarafından temel süreçler belirlenmeli, alt süreçlerle ilişkilendirilmeli
ve kritik süreçler, yani iş sonuçları açısından önemli olan
süreçler belirlenmelidir. Süreçlerin yeniden düzenlenmesi (BPR),
kıyaslama ve iyileştirme çalışmalarında bu kritik seçilen bu süreçlere
ağırlık verilmelidir.
Süreç sahipleri ise, kendi süreçlerinin performansını
belirlemek için ölçütleri belirlemekten , standartları oluşturmaktan ve
sürecin performansını periyodik olarak gözden geçirmekten bunların
sonucunda da gerekli düzeltici/iyileştirici faaliyetleri başlatmaktan
sorumludurlar. Bu amaçla iyileştirme takımlarını oluşturur, hedeflerini
saptar ve çalışmaları sürekli izleyerek gerekli destekleyici faaliyetlerde
bulunurlar. Bu çalışmalar sonucunda oluşan süreç değişikliği önerilerini
değerlendirir ve süreç değişikliklerini yönetirler.
Süreç performansındaki gelişmeleri gözlemek için
kullanılan bir yöntem "Performans Matrisleri" dir.
- Bu matrislerde performans ölçütünün son durumu, kıyaslama verileri,
ölçütlere verilen ağırlık değerleri ve ölçütlerin hedef değerleri
bulunmaktadır.
PERFORMANS MATRİSİ
Matris hesaplama yöntemi
ADIM1
Ölçütlerle ilgili ölçülen şu anki durumu yazın
ADIM2
Ölçülen değerin 0 dan 10’a kadar olan aşamaların neresinde olduğunu
yazın
ADIM3
Skor değeri ile ağırlık puanını çarpıp bu alana yazın
ADIM4
Ağırlıklı değerleri toplayarak indexi hesaplayın. Ulaşılmak istenen index
1000 dir.
Verilen ağırlık değerlerinin toplamı
100 olacak şekilde önem derecesine göre dağıtılacaktır.
Performans ölçütlerini izlemek ve süreç kontrol dışına çıkmadan
gerekli düzeltici işlemleri başlatmak süreç sahiplerinin
sorumluluğundadır.
Toplam Kalite Yönetimi (Ana Sayfa)