Takım Çalışmaları
TAKIM
Belirlenmiş bir projede çalışmak üzere projenin gerektirdiği
çeşitli disiplinlerin, değişik eğitim, bilgi, beceri ve görüşe sahip kimselerin
ortak bir amaca ulaşmak üzere bir araya gelmesiyle oluşmuş bir
topluluktur.
Takım çalışmalarında etkili sonuçlar sistematik bir yöntemin uygulanması ile
alınabilir. İzlenecek yöntem şu adımları içerir :
1. Konuyu belirleyin :
Konunun belirlenmesi ve mevcut durumun aydınlığa kavuşturulması takımın etkili
çalışması açısından çok önemlidir. Şu sorular üzerinde kesin anlaşmayı
sağlayın. Üzerinde çalıştığınız süreçle ilgili başlangıç ve bitiş noktalarını
belirleyin,
• Görev nedir?
• Kim, ne zamana kadar istemektedir?
• Bu iş neden istenmektedir?
• Kullanılabilecek kaynaklar nelerdir?
• Sınırlar nelerdir?
2. Hedefinizi belirleyin :
İlerlemenin, başarının tek göstergesi kullanılan ölçütlerdir. Ölçülmeyen hiçbir
şey için iyileşmeden bahsedilemez. Bu nedenle takımların temel işleminden
birisi, belki de en önemlisi hedef ve ölçütlerin belirlenmesidir. Takımın bu
aşamada şu soruların cevaplarını vermeleri sağlanmak zorundadır.
• Gerçekten elde edilmek istenen nedir?
• Bu isteğin gerçekleştiğini nereden/nasıl anlayacağız?
HEDEF:
En basit şekliyle iyi tanımlanmış bir hedef aşağıdaki gibi formülüze edilmiş
olmalı ve tanımdaki unsurları içermelidir;
HEDEF = SONUÇ + BAŞARI İNDİKATÖRLERİ
TANIM:
HEDEF tüm takım elemanlarınca aynı şekilde anlaşılmak kaydı ile AÇIK, GERÇEKÇİ,
ÜZERİNDE ANLAŞMA SAĞLANMIŞ VE ÖLÇÜLEBİLİR olmak gereklerini de sağlayan GELECEKTE
ULAŞILMASI İSTENİLEN DURUMUN AÇIK BİR TANIMIDIR.
GELECEKTE ULAŞILMAK İSTENİLEN DURUM (SONUÇ):
Her hedef/objektif ister 1 saat isterse 1 yıl vb. sonra olsun mutlaka geleceğe
yönelik olup bir şeyin kavramsal olarak son durumunu gösterir. Dolayısıyla bir
isimle tanımlanmalıdır. Tanımda önce
sonra yazılı açıklama olmasına özen gösterilmelidir.
GERÇEKÇİ:
Hedefler her zaman için biraz zorlanmayla gerçekleştirilebilecek nitelikte
olmalıdır. Ne çok basit ne de ulaşılması çok zor hatta bazen imkansız şekilde
belirlenmemesine özen gösterilmelidir.
ÜZERİNDE ANLAŞMA SAĞLANMIŞ :
Hedefe ulaşmanın tek yolu tüm takım elemanlarının aynı hedefe doğru
yönelmelerinin sağlanmasıdır. Takımların amaç ve hedefin belirlenmesi için
beyin fırtınası yöntemi ile belirli bir zamanı harcamaları, bunu tanımda
verilen her soruya da cevap verebilecek şekilde yazılı hale getirmeleri
gereklidir. Üzerinde uzlaşılmış hedef tüm takım çalışmaları süresince yazılı
olarak göz önünde bulundurulmalıdır. Bu yolla takımın belirlediği yönden
sapmalar yapmaksızın ilerleyebilmesi mümkün olacaktır.
ÖLÇÜLEBİLİR (BAŞARI İNDİKATÖRLERİ):
Ölçülmeyen hiçbir şey için iyidir veya iyileşmektedir gibi bir yorumda
bulunulamaz. Takım çalışmalarının amacının sürekli iyileştirme olduğu düşünülürse
yapılan işin iyileşip iyileşmediğini ölçüm yapmaksızın söyleyebilmek
olanaksızdır.
Takım çalışmalarında hedefin belirlenmesi çalışmalarında şu hususlar (aşağıdaki
sorular sorularak) tüm üyelerce gözden geçirilmelidir.
• Bizden NE isteniyor?
NE
ölçülebilir bir nesne olmalıdır.
bir İŞLEM değildir.
• İstenilen şey'e (HEDEF)
ulaştığımızı nasıl anlayacağız?
• İstenilen şey'e (HEDEF) ne zaman ulaşmalıyız?
• İstenilen şey'e (HEDEF) nasıl ulaşabiliriz?
BAŞARI İNDİKATÖRLERİ:
Hedefe ulaşılıp ulaşılamadığını belirten, takım üyelerince
belirlenmiş ölçek, ölçütlerdir. Bunlar başlıca 6 grup altında toplanabilirler.
İyi bir ölçüm bunlardan en az bir veya birkaçını içermelidir.
1. Miktar : Adet, %, ....'den büyük, ....'den küçük.
2. Kalite : daha iyi, .... özellikte, güvenilir.
3. Zaman : Süre, aralık.
4. Davranış : Beğeni/ortam/diğerlerince algılanma.
5. Maliyet : % daha ucuz.
6. Kaynaklar : İş gücü/rate azalması, verimlilik, daha az kayıp/hurda vb.
3. Gerçekçi bir işlem planı yapın :
Takım çalışmalarında başarıya ulaşmanın diğer önemli bir faktörü gerçekçi bir
işlem planının yapılmasıdır. Planın hazırlanmasında takım mutlaka kendini
belirli bir zamanla sınırlamalı ve bu süre
kesinlikle hedef tanımı içinde yer almalıdır.
Örneğin:"3 ay zarfında yeni ürün geliştirme sürecinde bir
santral sisteminin (model) mevcut kalite kriterlerinde herhangibir bozulma
olmaksızın ticari şartnamenin onaylandığı süre başlangıç alınmak
kaydıyla %30 daha kısa sürede seri üretime geçmesini sağlayacak, uygulama
planına bağlanmış en az 3 öneri getirmek" oldukça iyi tanımlanmış bir
"HEDEF"tir.
Yukarıdaki gibi tanımlanmış bir hedefte artık takım daha
alt/detay seviyedeki işlemleri temel olarak bloklamak, bunların yapılmasıyla
ilgili süre ve kaynakları daha iyi belirlemek şansına sahiptir.
Bu aşamada sonuçta uluşılması hedeflenen yere gidilirken çalışma
planının tanımladığı ara hedefler, hatta herbir toplantının bile bir hedefi
olması gerektiğini unutmayın. Takım çalışmalarınızda HEDEF tanımınızın her an
tüm takım üyelerinin görebileceği bir yerde olması konuların dağıtılmaması
bakımından önemlidir.
4. Gerekli bilgileri toplayın ve derleyin :
Takım çalışmaları temel olarak hedefin belirlenmesini takiben çizilecek bir
süreç akış şeması, gerekli ölçütlerin tesbiti, bilgilerin toplanması,
değerlendirilmesi ve geliştirme/iyileştirme fırsatlarının bulunup bunlarla
ilgili detaylı planların hazırlanarak uygulamaya konulması adımlarından oluşur.
Uygulamadan sonra sonuçların gözlenmesi ve değerlendirilmesi, hem çalışmanın
bulgularının hem de takım çalışmaları sistematiğinin başarılı olup olmadığının
takibi açısından önemlidir.
TAKIM DİNAMİKLERİ
Bir takımın oluşumunda 4 önemli aşama bulunur : Formasyon,
bocalama, uzlaşma, uygulama
AŞAMA 1 FORMASYON
Takım ilk oluştuğunda takım üyeleri havuz kenarındaki çekingen
yüzücülere benzerler. Bu aşamada üyeler oldukça sinirli, resmi fakat ürkek ve
dikkatli bir davranış biçimi sergilerler. Formasyon bireysel kişiliklerden
takım kişiliğine doğru geçişin başladığı bir andır. liderin tutum ve davranışları
ile yol göstericiliği formal veya 
informal olarak sürekli izlenmektedir. bu aşamada hakim olan
temel duygu ve davranışlar ise şöyle olabilir;
a) Duygular
Heyecan,
bekleme ve iyimserlik
Proje için seçilmiş olmanın gururu
Proje bilgi ve tecrübelerden dolayı yapacakları katkının sabırsızlığı.
Peşin hükümler
Şüphe, korku, sonuca ilişkin merak duygusu
b) Davranışlar
Hedefin
derhal belirlenmesi ve nasıl yapılacağının şekillendirilmesi teşebbüsleri.
Grup davranışlarının analizi, kabul edilebilirlikleri ve bunlara çözüm getirme
girişimleri.
Hangi bilgilerin toplanması gerektiğine karar verme istekleri.
Konu, sorunlar ve çözümlerle ilgili kibirli, heyecanlı tartışmalar; sessiz
kalan diğer üyeler.
Temel sorunlardan sapmalar. Konuyla ilgili olmayan şeylerin kıyasıya
tartışılması.
Organizasyon, engeller vb. konulardaki şikayetler.
AŞAMA
2 BOCALAMA
Takımlar için en güç aşamadır. Bu aşamada takımlar önlerinde
uzayıp giden iş yükü hakkında çok daha gerçekçi bilgilere erişmişler ve
muhtemelen panik aşamasına gelmişlerdir. Onları suda boğulmamak için çırpınan
acemi yüzücülere benzetebiliriz.Artık proje onların başlangıçta ümit
ettiklerinden çok daha değişik bir çehreye bürünmüş takım içinde
hoşnutsuzluklar, suçlamalar başlamış ve şevk kaybolmaya yüz
tutmuştur.İlerlemenin yavaş gitmesi şikayetleri, kararlar için yeterli bilimsel
kanıtların olmayışı,
yapılması gereken işlemler için tartışmalar, kişisel bilgi, tecrübe ve yeteneklerin
dışında hiçbir şeye itibar etmeme gibi direnişler bu aşamanın tipik
davranışlarıdır.
a) Duygular
Göreve
karşi sadece kendilerinde uygun, rahat, kullanılabilir yaklaşımlardan başkasına
karşı direnişler
Takım hakkında projenin başarısı bakımından keskin düşünce değişiklikleri 
b) Davranışlar
Çoğunlukça
"temel neden" olarak benimsenmiş olmasına rağmen sürdürülen
tartışmalar
Rekabet ve savunma mekanizmalarının harekete geçirdiği davranışlar - taraf
tutma
Proje ve takım seçimine ilişkin önyargıların açığa çıkartılması,
eleştirilmesi
Gerçekçi olmayan hedefler için baskı. aşırı iş yükünden kaçınma istekleri
Tansiyonu arttırıcı, tutarsız, iğneleyici davranışlar
AŞAMA 3
UZLAŞMA
Takım çalışmaları sürdükçe üyeler birbirleriyle çalışmaya daha
çok alışacaklardır. Başlangıçtaki katı, rekabetçi tutum ve davranışlar yavaş
yavaş yerini uzlaşmaya terk edecektir. Takım bu aşamada su
yüzünde kalabilmek için birbirlerine destek veren yüzücüler gibi
tanımlanabilir.
Artık takıma özgün yazılı olmayan kurallar zinciri yürürlüğe girmekte duygusal
çelişkiler yerini işbirliğine bırakmakta, üyelerin takım içinde 
üstlendikleri roller şekillenmeye başlamaktadır.
a) Duygular
Yapıcı
eleştiriler getirebilme yeteneği
Takım elemanlarının kabulü
Her şeyin çözülebileceğine dair güven duygusu
b) Davranışlar
Uyumu
bozmaktan kaçınan, tartışmalara yol açmayacak davranış, konuşma biçimleri
Takım dinamiklerinin, şahsi problemlerin üzerine yapıcı bir yaklaşımla gitme,
dostça arkadaşça yaklaşımlar
Ortak takım ruhu ve hedeflerin belirlenmesi
Takım çalışma kurallarının ve sınırların belirlenmesi ve bunların kabulü -
uyulması
AŞAMA 4
UYGULAMA
Birbirlerinin güçlü ve zayıf noktalarının belirlenmesi ve kabulü
ile olgunluğa ulaşan takım artık sorunları belirleme, irdeleme, çözüm önerileri
üretebilme ve uygulamaya koyabilme konularında başarılı bir icraat yapabilecek
aşamaya gelmiştir.
a) Duygular
Birbirleriyle
olan ilişkileri olgunluğa ulaşmış kimselerin yapıcı düşünce ve
yaklaşımları
Takım başarılarından dolayı gururlanma
b) Davranışlar
Yapıcı
yönde davranış değişiklikleri
Takım olarak çalışmayı bozabilecek davranışlardan belirgin kaçışlar, önleme
çabaları
Takım çalışmalarına artan miktarlarda katılım. Bütünleşme
Başarılı takım çalışmaları
reçetesi
1. Net, açık ve üzerinde uzlaşılmış takım hedefi
2. Geliştirme/proje planı
3. Açık seçik tanımlanmış roller
4. İyi iletişim
5. Yararlı takım davranışları
6. İyi tanımlanmış karar yöntemleri
7. Dengeli katılımlar
8. Deklare edilmiş çalışma kural ve kaideleri
9. Takım dinamiği , roller konularında ön bilgiler
10. Teknik, bilimsel disiplinli yaklaşımlar.
ÖZ DEĞERLENDİRME MODELLERİ VE KALİTE ÖDÜLLERİ
Öz değerlendirme nedir
Öz değerlendirme, kuruluşun faaliyetlerinin iş Mükemmelliği
modeline göre detaylı, sistematik ve düzenli olarak gözden
geçirilmesidir.
Öz değerlendirmenin yararları nelerdir
Modele
göre gelişmenin izlenmesi
Stratejik
hedeflerin ve iyileştirme önceliklerinin belirlenmesinde sistematik
yaklaşım
Kişi
ve takımlara mükemmellik yolunda enerji sağlaması
Sonuçlar
ve onları yaratan girdiler arasında açık bağlantı kurma
Diğer
kuruluşlarla kıyaslama için zemin oluşturma
Kalite Ödülleri
Öz değerlendirme modelleri ile ilişkili kalite ödüllerinden ilki olan Deming
ödülü ilk kez 1951 yılında JUSE (Japanese Union of Scientist and
Engineers) tarafından verilmiştir. Ödülün Kişiler ve şirketler olmak
üzere 2 kategorisi vardır . Kişisel ödülleri alanlar arasında Taguchi ve
Ishıkawa , şirketler arasında ise Kawasaki Iron and Steel, Mitsubishi Electric,
Hitachi, Nissan Motor sayılabilir. Bu ödül Uluslararası alanda da verilmektedir.
Malcolm Baldridge ödülü ise 1987 yılından itibaren Amerika’daki
şirketler arasında verilmektedir. imalat, hizmet şirketleri ve küçük
şirketler grubunda 2 şirkete verilen Baldridge ödülü bu güne kadar 24
şirkete verilmiştir. Bunların arasında da Motorola, Federal Express, IBM,
Cadillac, Ritz-Carlton ve Texas Instruments sayılabilir.
Avrupa’da ise 14 üye ile 1988’de kurulan EFQM (European
Foundation for Quality Management) tarafından verilen Avrupa Kalite Ödülünü
kazananlar arasında Rank Xerox, Texas Instruments, Brisa ve SGS Thomson
gösterilebilir. Günümüzde 588 üyeye sahip olan EFQM’e
Türkiye’den de 12 kuruluş üyedir.
EFQM ÖZDEĞERLENDİRME MODELİ
TKY’den bahsettiğimizde sürekli iyileştirmeden bahsediyoruz.
Bunun anlamı işleri yarın, bugün yaptığımızdan daha iyi yapmak demektir. Bu
değişikliktir ve değişiklik kişisel adanmışlığı gerektirir. Bu gibi
değişikliklerin başarılı olması için sistematik planlamaya ve iyi yapılanmış
bir yaklaşıma ihtiyaç vardır.
TKY ve iş mükemmelliği için EFQM modeli bu çeşit değişiklikler için bu yapıyı
ve sistemi sunmaktadır.
Model, Müşteri memnuniyetinin, Çalışanların Memnuniyetinin ve
Toplumda üzerinde olumlu etkilerin, liderliği kullanarak politika ve
stratejiyi, insan yönetimini, kaynakları ve prosesleri harekete geçirerek ve iş
sonuçlarının mükemmelliğe ulaşılması şeklinde sağlanabileceğini
göstermektedir.
Bu nedenle, 9 kriterden her biri, kuruluşun Toplam Kalite Yönetimi
uygulamasında ne derece başarılı olduğunu görmek amacıyla kullanılabilecek bir
kriterdir.
Model, Girdiler kısmında kuruluşun sistematik ve önlemeye dayalı sistemlerin
bulunmasını iş etkinliğinin periyodik olarak gözden geçirilip iyileştirilmesini,
yaklaşımın günlük faaliyetlere bütünüyle entegre olmasını ve uygulamaların tüm
süreçleri, üretilen ürün ve servislerin tümünü kapsamasını beklemektedir.
Sonuçlar kısmında ise, iç hedeflerle, rakip kuruluşlarla ve "Sınıfında En
iyi" olanlarla kıyaslamaların olmasını, tüm faaliyetlerde somut
iyileşmelerin olmasını ve bu iyileşmelerin girdiler kısmında açıklanan
yaklaşımlardan kaynaklandığını ve sonuçların ilgili tüm alanları
kapsamasını beklemektedir.
GİRDİLER
5 kriter işimizi NASIL yaptığımızı sorgulamaktadır :
1. Liderlik
Yönetim takımı ve diğer liderler, faaliyetleri ve davranışlarıyla Toplam Kalite
Yönetimi Kültürünü nasıl oluşturmakta, desteklemekte ve yüceltmektedir.
1a. Liderler TKY kültürünü sahiplendiklerini nasıl görünür biçimde
sergiler
1b.Liderler uygun kaynak ve yardım sağlayarak iyileştirmeyi ve katılımı nasıl
desteklerler
1c.Liderler müşteriler, tedarikçiler ve diğer dış kuruluşlar ile ilişkileri
nasıl yürütürler
1d.Liderler birey ve grupların çaba ve başarılarını zamanında ve uygun şekilde
nasıl tanır ve takdir ederler
2.Politika ve strateji
Kuruluş politika ve stratejilerini nasıl oluşturmakta,
yaygınlaştırmakta, gözden geçirmekte, planlara ve faaliyetlere
dönüştürmektedir.
2a.Politika ve stratejininin oluşturulmasında toplam kalite yaklaşımına
uygun ve kapsamlı bilgi nasıl temel alınmaktadır
2b.Politika ve strateji nasıl geliştirilmektedir.
2c.Politika ve strateji nasıl duyurulmakta ve yaşama geçirilmektedir.
2d.Politika ve strateji düzenli olarak nasıl güncelleştirilmekte ve
iyileştirilmektedir
3.Çalışanların yönetimi
Kuruluş, çalışanlarının potansiyelinin tamamını nasıl ortaya
çıkarmaktadır
3a.insan kaynakları nasıl planlanmakta ve iyileştirilmektedir
3b.Çalışanların yeterlilikleri nasıl arttırılmakta ve geliştirilmektedir
3c.Çalışanlar ile hedefleri nasıl kararlaştırılmakta ve performansları sürekli
olarak nasıl gözden geçirilmektedir
3d.Çalışanlar nasıl katılımcı olmakta, yetkilendirilmekte ve
tanınmaktadır
3e.Çalışanlar ve kuruluş arasında etkin bir diyalog nasıl kurulmaktadır
3f.Çalışanlara önem verilmesi ve gözetilmeleri nasıl sağlanmaktadır.
4.Kaynaklar
Kuruluş kaynaklarını nasıl etkin ve verimli yönetmektedir.
4a.Finansal kaynaklar nasıl yönetilmektedir
4b.Bilgi kaynakları nasıl yönetilmektedir
4c.Tedarikçi ilişkileri ve malzemeler nasıl yönetilmektedir
4d.Binalar, donanım ve diğer aktifler nasıl yönetilmektedir
4e.Teknoloji ve entellektüel mülkiyet nasıl yönetilmektedir
5.Süreçler
Kuruluş süreçlerini nasıl tanımlamakta, yönetmekte, gözden geçirmekte ve
iyileştirmektedir.
5a.Kuruluşun başarısına etkisi olan büyük süreçler nasıl tanımlanmaktadır
5b.Süreçler sistematik olarak nasıl yönetilmektedir
5c.Süreçler nasıl gözden geçirilmekte ve iyileştirmeye yönelik hedefler nasıl
belirlenmektedir
5d.Buluşlar ve yaratıcılık kullanılarak süreçler nasıl
iyileştirilmektedir
5e.Süreçler nasıl değiştirilmekte ve yararları nasıl
değerlendirilmektedir
SONUÇLAR
4 kriter NELER başardığımızı sorgulamaktadır
6.Müşterilerin tatmini
Kuruluşun dış müşterilerini tatmin etme derecesi nedir
6a.Dış müşterilerin kuruluşun ürün, hizmet ve müşteri ilişkilerini
algılamaları
6b.Dış müşterilerin tatmini için kuruluşun izlediği diğer göstergeler
7. Çalışanların tatmini
Kuruluşun çalışanlarını tatmin etme derecesi nedir
7a.Çalışanların kuruluşunu algılaması
7b.Çalışanların tatmini için kuruluşun izlediği diğer göstergeler
8.Toplum üzerindeki etki
Kuruluşun yerel, ulusal ve uluslararası toplumun (uygun olduğu hallerde)
gereksinimlerini ve beklentilerini tatmin etme derecesi nedir
8a.Toplumun kuruluşu algılaması
8b.Toplum üzerindeki etkiye yönelik olarak kuruluşun izlediği diğer
göstergeler
9.iş sonuçları
Kuruluşun planlı iş hedeflerini karşılama, finansal veya diğer paydaşların
gereksinim ve beklentilerini tatmin etme derecesi nedir
9a.Kuruluşun finansal performansını gösteren ölçütler
9b.Kuruluşun performansını gösteren diğer ölçütler
Toplam Kalite Yönetimi (Ana Sayfa)